Efisiensi Biaya Tanpa Mengurangi Produktivitas Perusahaan

Teknologi integrasi dan migrasi sistem bukanlah hal yang baru lagi dalam dunia teknologi komputer. Teknologi ini sudah dikenal sejak lama, dan sangat berguna untuk perusahaan-perusahaan maupun organisasi yang ingin menerapkan sistem terintegrasi. Penerapan teknologi integrasi sistem, termasuk migrasi, mempermudah komunikasi antar departemen atau bagian-bagian  dalam sebuah perusahaan maupun organisasi.
Selain mempermudah komunikasi, integrasi serta migrasi sistem dapat membantu melakukan berbagai efisiensi. Contohnya, sistem terintegrasi membuat penggunaan kertas bisa diminimalisir. Dengan bantuan software, tidak perlu ada kertas yang terbuang  untuk mengirim surat tembusan ke departemen lain di satu organisasi. Cukup integrasikan sistem, maka softcopy surat tembusan dapat meluncur langsung ke departemen yang diinginkan.
Integrasi sistem dengan bantuan beberapa software memang menjadi andalan tersendiri dalam melakukan efisiensi. Sayangnya, hal ini memiliki satu kelemahan, yaitu harga software yang umumnya menguras dana perusahaan. Menggunakan alternatif software bajakan untuk melakukan efisiensi bukanlah solusi yang tepat bagi organisasi, karena menimbulkan kemungkinan kerugian dalam hal pelanggaran IT. Apabila penggunaan software bajakan diketahui oleh developer software, maka denda yang akan ditanggung oleh organisasi dapat membuat rugi besar-besaran.
Solusinya, perusahaan dapat menggunakan software yang bersifat FOSS(Free Open Source Software). Sesuai dengan kepanjangannya, FOSS merupakan software yang lisensinya diberikan secara bebas kepada para pengguna, alias gratis. Pengguna dapat melihat source code serta bagaimana cara kerja software. Lebih asyik lagi, pengguna juga bisa mengutak-atik source code, dan membantu memberitahu developer apabila terdapat kelemahan pada software tersebut.
Dibandingkan dengan properitary software atau software berbayar, maka FOSS memiliki beberapa keunggulan. Pertama, FOSS adalah software yang sebagian besar berlisensi gratis, sementara properitary software menguras dana karena umumnya berharga cukup tinggi. Selain itu, ada beberapa properitray software yang persediaan lisensinya terbatas, sehingga penggunanya juga terbatas. Hal tersebut berbeda dengan FOSS yang bisa digunakan bahkan oleh seluruh penduduk dunia, karena tidak dibatasi dengan lisensi. Keunggulan lain, FOSS dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan, dimana hal tersebut tidak dapat dilakukan dengan properitary software. Terakhir, apabila perusahaan developer properitary software mengalami kebangkrutan, maka layanan serta update dari properitary software biasanya ikut bangkrut. Berbeda dengan FOSS yang akan tetap hidup, karena dibangun oleh programmer dan komunitas IT dunia.
Walaupun memiliki banyak keunggulan, FOSS juga memiliki beberapa kelemahan. Dibandingkan dengan properitary software, terkadang FOSS memiliki user interface yang kurang friendly. Masih banyak FOSS yang menggunakan text base dibandingkan interface base sehingga agak menyulitkan bagi pengguna awam.

Terlepas dari berbagai kekurangan serta kelemahan FOSS, software jenis ini patut dicoba oleh sebuah perusahaan maupun organisasi. Terutama bagi yang menginginkan pemangkasan dana untuk pembelian serta pemeliharaan properitary software.
Salah satu FOSS yang sudah umum adalah Linux. Menurut Ellen Siever, dkk(2009) dalam bukunya Linux In a Nutshell, Sixth Edition, Linux merupakan software yang tersedia secara gratis, yang berasal dari klan Unix. Wikipedia Bahasa Indonesia online, mendefinisikan Linux sebagai sistem operasi komputer yang bertipe Unix. Kedua definisi tersebut memiliki kesamaan, yaitu Linux disebutkan memiliki kesamaan dengan Unix.

Linux memang berasal terinspirasi sistem operasi Unix. Pembuat dan penemu Linux, Linus Trovalds, terinspirasi dari sistem operasi Minix (mini Unix) yang dibuat oleh Andrew Tanenbaum. Sejak pertama kali dipublikasikan, Linux sudah menyertakan source code-nya secara lengkap. Karena itu, kernel Linux terus dikembangkan melalui dedikasi para programmer serta hacker maupun komunitas IT seluruh dunia.

Pengembangan-pengembangan tersebut membuat Linux tersedia dalam berbagai distribusi. Distribusi Linux atau lebih dikenal sebagai distro Linux, merupakan bundle dari kernel Linux beserta sistem dasarnya, program instalasi, tools basic, serta program lain yang bermanfaat. Karena sudah dikembangkan oleh pihak serta komunitas luar, maka terkadang ada beberapa distro Linux yang berbayar, seperti RedHat. Beberapa distro Linux yang umum dikenal:

1.                  Ubuntu

2.                  Debian

3.                  RedHat

4.                  Slackware

5.                  OpenSuse

6.                  Fedora

7.                  Sabayon

Gambar 1. Ikon beberapa distro Linux

(sumber: https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgrAyf3wwlu2_MP8LhaChyvwL26RJzn-drt0l3h-n7Y-eccGDWPuSga6tdzsA2lP1TzUgrPGoCAzw6oqaX8yBR3TS9bHCQh37HErLh8mTKVFU22ppgSDb5xeRez-g4RxpEAkCANPmaUEpbE/s1600/LinuxDistributions.jpg)

Distribusi Linux juga ada yang berasal dari tangan anak-anak indonesia. Beberapa diantaranya yang penulis ketahui adalah WaroengIGOS, Kuliax serta WinBI. Selain ketiga distro tersebut, masih banyak lagi distro Linux yang merupakan “keturunan” Indonesia.

Selain menekan biaya dengan efisiensi software, perusahaan maupun organisasi dapat melakukan otimalisasi teknologi komputer. Berbagai teknologi komputer telah tercipta, bahkan dikenal luas di masyarakat. Apabila dimanfaatkan dengan baik, berbagai teknologi komputer yang ada tentu mampu meningkatkan efisiensi perusahaan, melalui optimalisasi di dalamnya.

Teknologi komputer yang telah dikenal luas, dan bisa dimanfaatkan oleh perusahaan adalah jaringan komputer. Jaringan komputer merupakan sebuah sistem yang terdiri dari sejumlah komputer serta perangkat jaringan lainnya, untuk dapat berkerja bersama-sama, sharing data, maupun tujuan lainnya. Secara sederhana, jaringan komputer dapat digambarkan sebagai titik-titik (nodes). Tiap nodes tersebut memiliki penghubung berupa kabel maupun nirkabel, sehingga nodes tidak berdiri sendiri.

Teknologi jaringan komputer yang termasuk anyar adalah cloud computing (komputasi awan). Teknologi ini memungkinkan adanya virtualized resource yang dapat diakses oleh komputer atau perangkat dalam jaringan tersebut.

Gambar 2. Penggambaran cloud computing

(sumber: http://www.gadgetreview.com/wp-content/uploads/2015/03/cloud_computing.jpg)

Barie Sosinky dalam bukunya yang berjudul Cloud Computing Bible, menuliskan bahwa cloud computing merujuk kepada sebuah aplikasi atau services yang berjalan pada jaringan komputer terdistribusi dengan media penyimpanan virtual dan diakses melalui protokol internet dan jaringan. Dapat dikatakan bahwa cloud computing merupakan gabungan antara teknologi komputer dalam suatu jaringan dengan pengembangan berbasis internet (cloud/awan). Cloud mampu menjalankan berbagai aplikasi pada komputer yang terkoneksi dalam satu waktu tertentu. Namun, bukan berarti semua komputer yang terkoneksi ke internet menjalankan cloud.

Penggunaan cloud computing memiliki beberapa manfaat. Data yang disimpan di server secara terpusat, sehingga user tak perlu menyediakan media penyimpanan secara fisik. Fleksibilitas serta skalabilitas yang tinggi membuat teknologi cloud computing nyaman digunakan, karena bisa diakses dengan mudah asal tekoneksi internet, serta penambahan memori tak perlu dibarengi dengan pembelian media penyimpanan fisik. Cloud computing juga salah satu bentuk investasi, karena user melakukan penghematan infrastruktur semacam harddisk. User cukup membayar biaya yang tak semahal pembelian infrastruktur serta perwatannya, untuk dapat memanfaatkan sebuah media penyimpanan.

Contoh nyata penggunaan cloud computing adalah layanan email, seperti Yahoo, Gmail, dan lain-lain. Layanan tersebut memberikan kapasistas penyimpanan email kepada para penggunanya. Data di beberapa server penyedia layanan tersebut diintegrasikan secara global, sehingga user tidak perlu mengunduh software apapun untuk menggunakan layanan tersebut. Cukup memiliki perangkat yang terkoneksi internet, maka layanan sudah dapat diakses.

Menurut NIST (National Institute of Standards Technology), teknologi cloud computing memiliki 4 model deployment atau sebaran. Keempatnya adalah public cloud, private cloud, hybrid cloud, serta community cloud. Masing-masing jenis deployment tersebut dijelaskan sebagai berikut.

Public Cloud: merupakan cloud computing yang umumnya disediakan bagi publik atau masyarakat luas. Umunya disediakan oleh organisasi atau perusahaan penyedia layanan cloud, untuk meraup keuntungan melalui penggunanya. Beberapa contoh layanan public cloud adalah Gmail, Yahoo Mail, Facebook, serta Office 365.
Private Cloud: merupakan cloud yang dioperasikan khusus untuk beberapa kalangan maupun organisasi. Private cloud bisa dikelola sendiri oleh perusahaan yang menggunakan, bisa juga melalui pihak ketiga. Deployment tipe seperti ini biasanya menggunakan jaringan intranet. Contoh private cloud adalah SQL server, virtual machine yang digunakan sesuai keperluan pengguna.
Hybrid Cloud: merupakan gabungan dari public dan private cloud. Walaupun terjadi penggabungan sebagai sebuah unit, masing-masing cloud tetap mempertahankan identitas uniknya. Contoh, sebuah perusahaan menggunakan layanan Office 365, yang merupakan public cloud. Namun, perusahaan tersebut sudah memiliki Active Directory yang berjalan di Windows Server miliknya (private cloud). Sehingga, perusahaan tersebut dapat mengkonfigurasikan Active Directory miliknya, untuk dapat login ke Office 365.
Community Cloud: merupakan cloud yang diorganisir untuk menyediakan beberapa layanan umum, maupun untuk tujuan tertentu. Community cloud bisa untuk sebuah organisasi, atau banyak organisasi yang bergabung namun memiliki concern yang sama. Deployment ini bisa dikelola oleh satu atau beberapa organisasi, maupun dari pihak ketiga.

Selain 4 jenis deployment, terdapat pula 3 jenis  layanan atau service model dari cloud computing. Ketiga service model tersebut adalah Infrastruktur as a Sercive (IaaS), Platform as a Service (PaaS), serta Software as a Service (SaaS). Ketiganya dapat dijelaskan sebagai berikut.

IaaS: layanan ini menyediakan virtual machine, virtual storage, virtual infrastucture, serta hardware lain sebagai recource yang bisa dimanfaatkan client. Contohnya, Facebook, Gmail, Yahoo Mail, DropBox, dan lain-lain.
PaaS: layanan ini lebih kepada penyedia “tempat” atau frame untuk menjalankan aplikasi. PaaS umumnya menyediakan virtual machine, OS, application services, development framework, transaction, dan control structure. Contohnya adalah Windows Azure Platform, Amazon Web Service, GoGrid Cloud Centre, dan lain-lain.
SaaS: layanan ini menyediakan lingkungan pengembangan yang lengkap dalam sebuah aplikasi, manajemen, serta user interface. SaaS menyediakan semua infrastruktur untuk membangun sebuah layanan cloud untuk organisasi tertentu. Contohnya, Amazon EC2 serta Rackspace Cloud.

Bagi sebuah perusahaan yang ingin mengambil langkah efisiensi, cloud computing adalah solusi tanpa mengurangi produktivitas maupun profit. Pembelian infrastruktur dapat diminimalisir, dan berimbas pada pengurangan biaya perawatannya. Bahkan, sudah ada layanan cloud computing yang menyediakan mulai dari saran prasarana hingga aplikasi. Walaupun layanan jenis ini berbayar, namun akan lebih hemat dibandingkan membeli hardware atau software maupun keduanya, serta melakukan maintenance.

Hal selanjutnya yang dapat diefisiensi dalam organisasi atau perusahaan adalah adalah belanja tenaga asing. Tenaga asing atau ekspatriat umumnya didatangkan dari luar negeri, untuk membantu pengembangan maupun pengelolaan suatu organisasi atau perusahaan.

Gambar 3. Ekspatriat atau tenaga asing

(sumber: http://cdn.klimg.com/merdeka.com/i/w/news/2014/07/27/405930/670x335/sewa-jasa-pekerja-asing-kini-wajib-sertakan-tenaga-lokal.jpg)

Ekspatriat yang didatangkan tentunya memiliki kemampuan khusus di suatu bidang, dimana pada negara yang mendatangkan belum ada orang dengan kemampuan setara ataupun melebihi. Kalaupun sudah ada tenaga lokal yang memiliki kemampuan setara maupun melebihi, beberapa perusahaan maupun organisasi tetap mendatangkan ekspatriat dengan tujuan pertukaran budaya kerja antar karyawan, hingga gengsi semata.

Keberadaan ekspatriat memang memiliki beberapa keuntungan. Terbantunya pengembangan perusahaan serta meningkatnya kepercayaan investor, merupakan dua hal yang umumnya menjadi keuntungan penggunaan tenaga asing pada perusahaan. Budaya kerja yang baik, seperti disiplin dan on time juga bisa ditularkan dari ekspatriat ke karyawan lokal.

Sayangnya, satu kelemahan besar dalam menggunakan tenaga ekspatriat yaitu boros biaya, khususnya di Indonesia. Banyak perusahaan maupun organisasi di Indonesia yang memperlakukan tenaga ekspatriat secara spesial, salah satunya dengan memberikan gaji “spesial” untuk mereka. Dua orang dengan posisi serta kemampuan yang sama bisa memiliki gaji yang berbeda, hanya karena yang satu tenaga lokal dan satunya ekspatriat. Hal ini masih terjadi di beberapa perusahaan besar di Indonesia, dan berpotensi menimbulkan kecemburuan antar karyawan.

Anggaran rutin untuk belanja ekspatriat menjadi salah satu sumber pemborosan perusahaan, apalagi kalau ekspatriat yang dibeli lebih dari satu orang. Pemberian gaji “spesial” pada ekspatriat juga membuat pemborosan makin membengkak. Karena itu, rutinitas pembelian ekspatriat harus disiasati untuk mengefisiensi anggarana perusahaan.

Perusahaan yang telah memiliki ekspatriat, dapat membuatnya  menularkan ilmu pada karyawan lokal. Caranya, dengan melakukan pelatihan pada karyawan lokal, dimana ekspatriat tersebut dijadikan mentor. Berbagai pelatihan pada karyawan lokal membuat pengetahuan mereka bertambah, dan ini adalah bentuk investasi jangka panjang bagi perusahaan.

Ekspatriat juga sebaiknya dibiarkan berbaur dengan karyawan lokal. Berbaur dalam pergaulan sehari-hari juga membuat pertukaran ilmu menjadi lebih cepat. Pertukaran budaya kerja tentu saja mengikuti pertukaran ilmu yang terjadi. Sehingga, ini akan menciptakan tenaga lokal dengan kemapuan ekspatriat. Hal tersebut diharapkan mengurangi rutinitas belanja ekspatriat, karena sudah ada tenaga lokal yang memiliki kemampuan serta budaya kerja yang setara dengan ekspatriat.

Cara-cara efisiensi yang telah dijelaskan dapat disesuaikan dengan kondisi yang dihadapi perusahaan maupun organisasi. Melalui pemanfaatan teknologi serta pemberdayaan tenaga kerja, diharapkan perusahaan maupun organisasi, khususnya di Indonesia, dapat melakukan banyak efisiensi anggaran belanja, tanpa mengurangi produktivitas maupun profit. Semua hal tersebut akan meningkatkan pengembangan perusahaan, serta kesejahteraan karyawan.

DAFTAR PUSTAKA

[1]        Agus Eka Pratama S.T., M.T., I Putu. 2014. Smart City Beserta Cloud Computing dan Teknologi-Teknologi Pendukung Lainnya. Bandung: Informatika.

[2]        Andgaa. “Open Source dan Properitary Software”. http://andgaa.web.id/. 31 Oktober 2013. 5 Maret 2015 <http://andgaa.web.id/open-source-dan-proprietary-software/

[3]        “Asal Usul Linux”. http://softkompi.blogspot.com/. 10 Maret 2015 <http://softkompi.blogspot.com/2012/02/asal-usul-linux.html

[4]        Jamezdon. “About Tenaga Kerja Asing(Expatriate)”. http://doniekaputraexoatriate.blogspot.com/. 31 Oktober 2012. 5 Maret 2015 <http://doniekaputraexoatriate.blogspot.com/

[5]        “Linux”. id.wikipedia.org/. 5 Maret 2015 <http://id.wikipedia.org/wiki/Linux

[6]        Nisa, Gita A. “Cloud Computing Deployment Model”.http://www.purwadhikapress.com/. 2 April 2013. 10 Maret 2015 <http://www.purwadhikapress.com/cloud-computing-deployment-model.html

[7]        Siever, Ellen., Figgins, Stephen., Love, Robert., and Arnold Robbins. 2009. Linux in a Nutshell, Sixth Edition. Sebastopol: O’Reilley Media, Inc.( http://it-ebooks.info/book/403/)

[8]        Sosinsky, Barrie. 2011. Cloud Computing Bible. Indiana: Wiley Publishing, Inc.